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食品業界向け：報告書デザインの秘密に迫る ～優れた報告書とは？～

食品安全マネジメントプロセスの導入を単純にする方法とは、
報告書の使いやすさを向上させることです。

Nye Joell Hardy
Food Safety Technical and Regulatory Writer


方針が確立し、計画も万全、SOPも完成しました。さあ、準備完了です。後は、実行に移すだけです！

しかし時には、こうしたペーパーワークが実際の食品安全や品質保証といった業務へと変える段階こそ、最も難関になることもあるのです。

食品安全マネジメントプロセスの導入を単純にするシンプルな方法とは、報告書の使いやすさを向上させることです。以下に、具体的な方法をご紹介します。

• 方針やSOPの作成と同じタイミングで報告書を作成しましょう。こうすることで、文書化が義務づけられる要件を網羅することができますので、何が必要かを不明瞭のままにすることはなくなります。
• 報告書が正当であることを確認する意味で、第三者機関による監査の際に、報告書がすべての要件を満たしているか否かについて確認してみましょう。
• ファイリングのしやすさを考慮し、保存場所を示す識別子を一番上の定位置に表示しましょう。ファイリングしなければいけない書類は沢山あります。ご自身でより適したファイリング方法を見出してください。
• 要件は、計画や監査におけるリスト順でまとめるのではなく、実際の作業の順番に沿って整理しましょう。このような工夫により報告書がより使いやすくなり、正しく使用されるようになります。
• チェックボックスを活用しましょう。読みやすい文字を書くことができる人は決して多くはありません。あなたの従業員の中には読みやすい文字を書く人がいないということもあり得るのです。
• 要件が多くない場合には、既存の報告書に追加することで全体的なペーパーワークを軽減させることを考慮してみてください。私は、過去にリスクの評価報告書に含まれていた7ページにわたる評価項目を1ページに変更したこともあります。
• チェックする項目数が多い場合には、入力項目を省略可能な報告書の作成を検討しましょう。 報告書の特定範囲の回答がすべて「はい」の場合、チェックボックスのみチェックすれば良いという仕組みです。「いいえ」に該当する場合には、「いいえ」をチェックし、説明欄に詳細を記載し、是正措置を講じることが求められます。

本記事に関連するホワイトペーパー

『What the Food Safety Modernization Act (FSMA) Means to the Food and Beverage Industry.』

• 報告書は1ページに収めましょう。
• 担当者の母国語で読むことが可能であれば、報告書のパフォーマンスはさらに向上するでしょう。
• 業界用語は使用せず、シンプルな文章で作成し、他言語への翻訳がしやすいものが良い報告書といえます。
• 中止形（don't）などの使用はできる限り回避しましょう。
• 「汚染の証拠はなかったことを確認しましたか?」など、肯定の回答を求める否定疑問文は避けて作成します。このような文章は混乱を招く原因となります。
• SOPを作成するタイミングで報告書のデザインを決めることが可能であるように、食品安全問題が浮上した際に、必要とされる是正措置を報告書に追加することも可能です。使いやすさを追求し、他者の手を借りることなく誰もが適切な業務をこなせるような報告書を目指します。
• 報告書の目的及び理由を冒頭に記載してみてください。今日の業務では、取り扱う報告書は多種多様です。一目でわかるラベルが冒頭にあれば、業務が少しでも楽になります。
• 報告書では、従業員へのトレーニングが実施しやすいという点にも着目しましょう。説明しずらかったり、従業員が適切に使用できなかったりした場合には、アップデートが必要かもしれません。
• 報告書のアップデート及び配布に関する合理的な計画をもとに運用してください。使用される報告書が統一されていないなどという事態は避けたいものです。
• 報告書は我々の良きパートナーとなりえます。どのような情報が必要か、またどのように利用するのかが理解できていれば、報告書は必ずよりスムーズな業務を可能にする技術的ツールとなるでしょう。

I promise.（私がお約束します。）

著者のご紹介
Nye Joell Hardy
前職ではDole Fresh Vegetables社の食品安全性部門責任者を務めた経験を有します。現在は独立し、食品安全に関するテクニカルな問題や薬事的視点から執筆活動を行い、トレーニングや食品安全性計画、　報告書などを専門に活躍中。生産農業における経験は22年。大学では生物学を修め、食品安全性分野では修士号を取得。質問またはコメントがありましたら、badwolf@redshift.comまでご連絡ください。


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MFG DAY 2015: 米国製造業の動向に注目

David R. Butcher
Marketing Communications
MasterControl Inc.

近年、米国の製造業に対する国民の認識は変化し、製造環境は近代的になってきている一方で、知能、技術、能力が熟練していない労働者向けに設計された暗く、危険で、時代遅れの施設といった誤ったイメージが広く定着しています。

2015年10月2日に開催されたManufacturing Day (MFG DAY) 2015は、一般にも開放されたイベントで、製造業者を全米から集い、前述のような世間一般の製造に対するイメージを払拭するため、連携した取り組みの推進を目的としています。製造業の現状として、高性能な自動化技術や産業ロボット、3Dプリンターなどの高度な技術力や製造業で働く卓越した専門スキルをもつ技能者などを紹介し、広く世間に発信しています。

MFG DAYは年に一度開催され、国内製造業者によって会社訪問や工場見学、職業ワークショップなどのイベントが行われます。毎年10月の第一金曜日は、アメリカ、カナダ、メキシコ全土から製造者が集まり、地域住民や工業系大学とタイアップして、充実した需要の高い製造業キャリアの選択につながるべく、企業施設を公開したりワークショップなどイベントを開催したりしています。昨年、MFG DAY に開催された1,675件以上のイベントには約40万人の参加者が集いました。

MFG DAY の目的は、現代の製造業の可能性を広く世間に示すことであり、製造業に従事することへの関心度を高めることにあります。

本記事に関連するホワイトペーパー

『Understanding ISO 13485 - A Brief, Yet Comprehensive, Overview.』

製造業は、米国経済にかかせない産業の一つです。米国では、製造業が年間2兆1000億ドルを生み出しており、これはGDP構成比で12.5％、1200万人以上の直接雇用者が雇用総数の8.8％を占めています。また、製造業に$1投資する毎に経済における付加価値は$1.37とのデータもあり、このような高い相乗効果を生み出すセクターは他にはありません。

強力な製造業が米国経済や雇用者数向上の土台となっているにもかかわらず、製造業への入職に関しては、概して他の産業より人気が低い状況が続いています。

Manufacturing Institute（MI）とDeloitte社が実施した6年間にわたる一連の調査では、「強い経済の維持に最も重要な国内産業は製造業である」と米国民は認識している一方、就きたい職業ランキングでは人気がないことが継続的に示されています。MIとDeloitte社による最近の調査（2015年)の結果でも、回答者のわずか37％しか子供を製造業に就かせたいと考えていないことがわかりました。

一方、業界に親しみをもつことが良い印象へと繋がることも、この調査結果で示されています。工業界をよく知る人は、製造業に対して好意的な見方をする傾向があり、製造業に子供を就職させたいと思う人の数は、製造業を知らない人に比べて2倍となっています。

MFG DAY運営組織委員会: Fabricators & Manufacturers Association (FMA)、National Association of Manufacturers (NAM)、Manufacturing Institute (MI) 及びNational Institute of Standards & Technology's (NIST) Manufacturing Extension Partnership (MEP)


【参照】

1) MFGDAY.com

2) Economic Policy Institute

3) U.S. Department of Labor

4) National Association of Manufacturers

5) The Manufacturing Institute and Deloitte

6) National Institute of Standards & Technology, Manufacturing Extension Partnership

著者のご紹介
David Butcherは、10年以上にわたり工業界のB2Bサイトでビジネスやテクノロジーに関する動向に関する執筆活動を行っている。現在は、MasterControl社にてマーケティング・コミュニケーション部門スペシャリストとして活躍。これまでに、ThomasNet News' Industry Market Trends 社で編集者やTechnology Marketing Corp.'s Customer Interaction Solutions社で編集アシスタントとしての経歴をもつ。ニューヨーク州立大学でジャーナリズムの学士号を取得


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